Office Manager

AFS Group is voor haar (hoofd)kantoor in Amsterdam op zoek naar een enthousiaste proactieve en zelfstandige Office Manager. De Office Manager is verantwoordelijk is voor zowel facilitaire-, organisatorische- als administratieve zaken op ons kantoor, met als doel alle hiervoor genoemde zaken soepel en efficiënt in te richten en laten verlopen.  De Office Manager is in staat om afwisselende werkzaamheden (adhoc) te verrichten en als een spin in het web te fungeren tussen diverse stakeholders in de Business. Gezien het brede takenpakket is het belangrijk dat je goed kunt organiseren en ‘multitasken’. Je bent een echte ‘ontzorger’ die gestructureerd werkt en oog voor detail heeft. Daarnaast maak je onderdeel uit van het HR People Team, waar je ondersteunende werkzaamheden voor zal verrichten en meedenkt in diverse teamprojecten.

Verantwoordelijkheden:

·         Afhandelen van algemene inkomende en uitgaande communicatie (telefoon, e-mail, post);

·         Verantwoordelijk voor facilitaire zaken en inkoop (o.a. inkoop en voorraadbeheer kantoorartikelen, inkoop en voorraadbeheer kantoorartikelen Albert Heijn);

·         Verantwoordelijk voor de (uitvoering en handhaving van) de Clean Desk/Office policy;

·         Fungeren als huismeester (o.a. medeverantwoordelijk voor interne verhuizingen en het installeren van Office Equipment);

·         Ondersteuning verlenen aan de afdeling Marketing ten tijde van events;

·         Ondersteuning verlenen aan de afdeling HR (o.a. pre-/on- en offboarding werkzaamheden rond nieuwe en vertrekkende medewerkers;

·         Eerste aanspreekpunt vanuit AFS  met de verhuurder (Euronext), gebouwreceptie, facility en security;

·         Minimale, algemene administratieve werkzaamheden (o.a. notulist bij maandelijkse Board- en MT-meetings);

·         Administratieve ondersteuning bieden aan Board members (o.a. aanmelden en ontvangen bezoekers, boeken vergaderzalen);

·         Overige ondersteunende werkzaamheden aan de Board en de Business.

Wat vragen wij?

·         MBO/HBO werk- en denkniveau;

·         Representatief;

·         Organisatie- en probleemoplossend vermogen;

·         Assertief, flexibel, doortastend, secuur en niet bang om medewerkers aan te spreken;

·         Enige ervaring met management ondersteunende processen en administratieve taken;

·         Goede communicatieve en sociale vaardigheden;

·         Vloeiend in Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.

Wat bieden wij?

AFS biedt:

•          Een veelzijdige functie voor 32-40 uur bij een snel groeiende en dynamische organisatie;

•          Een marktconform salaris;

•          Gevarieerd werk;

•          Teamuitjes met HR People Team;

•          Een prachtige en centrale werklocatie in het hart van Amsterdam.